全校教職員工：
在學校相關部門的全力配合與推進下，學校綜合校務與信息系統建設工作整體推進，教務、學工、財務、科研等業務系統已上線運行，信息門戶及辦公、人事、檔案等業務系統也完成了核心業務的建設工作，具備了上線試運行條件。日前，學校發布了信息門戶和新辦公系統征求意見的通知，得到了教職員工的積極反饋，學校在此基礎上進一步完善了信息門戶和新版辦公系統的使用功能和操作細節，同時，學校也面向公文秘書、 通知公告發布管理人員、政務信息員進行了新辦公系統的培訓工作。
基于以上情況，學校決定信息門戶及新辦公系統于7月1日-8月25日上線試運行，并擬于8月26日正式運行，相關事宜說明如下：
一、關于郵箱
辦公郵箱目前續用原辦公自動化郵箱，因技術方面的原因，原辦公自動化郵箱的登錄未與統一身份認證系統對接，用戶在訪問辦公郵箱時需額外輸入原辦公郵箱用戶名口令。
學校正在與郵件系統開發廠商合作，定制開發一套兼顧內部辦公與外部互聯網郵箱通信的新郵件服務系統，盡快替換原辦公郵箱。
二、關于新辦公系統
新辦公系統建設了綜合辦公、公文管理、督查督辦、重要會議、審批中心、政務信息六個模塊，以及待辦事宜、待閱事宜、通知公告、學校文件等重要展示欄目。為提高用戶使用的便捷性，系統根據用戶角色不同，進行了個性化授權，每名用戶的系統界面只顯示有權限使用的模塊。
1.公文與督辦模塊
（1）因公文與督辦工作具有周期性長、流程復雜的特點，因此，試運行期間，舊版OA的公文與督辦模塊與新辦公系統中的公文管理和督查督辦模塊將采取并行使用的方式，即：自7月1日起，新擬公文、新建督辦事項全部使用新辦公系統，請各位領導和公文秘書盡快溝通清理舊版公文與督辦模塊中的工作，8月26日新辦公平臺正式運行后，舊版模塊將不再用于處理工作，僅用于對歷史文件與督辦進行查詢。
（2）為提高外來文件辦理和使用效率，新增加了收文管理模塊，凡不涉密的外來文件均可通過系統流轉處理，并可以給需要閱知的人員發傳閱。
（3）原系統中的“內部批辦文”按上級統一規范改名為“簽報”。
（4）為加強學校對外合作管理，新增了合同管理模塊，原來需要通過內部批辦文審批的合同，現需要通過合同管理模塊進行流轉審批。
（5）新公文管理模塊使用時需要安裝插件，IE內核的瀏覽器均可正常使用該插件。
2.通知公告
通知通告全部改由新系統發布，在信息門戶首頁的辦公通知及資訊中心進行分類展示。通知公告新增了面向部分人發布通知公告的功能，例如：各院系可在模塊中選擇向本院系的教職員工發布通知公告，并可及時查看閱讀情況。
3.審批中心
為方便教職員工辦事，任何人均可在審批中心發起以下申請：會議（室）、印章、組織機構代碼證、法人證、海員證申請及政審、因公出國（境）、因私出國（境）、宣傳活動等。
需特別注意的是：
（1）海員證、出國（境）申請原來必須在舊公文系統由單位（部門）秘書通過內部批辦文發起，新系統簡化了流程，任何人均可發起并跟蹤審批過程，審批辦結后系統會自動給申請人發送待閱事宜，以作提醒。
（2）新系統試運行后，印章、組織結構代碼證、法人證等事項，辦理部門將不再接受紙質申請。
三、關于使用方式
1.新辦公系統與舊的公文與督辦系統在使用習慣上有一定差異，教職員工可在新辦公系統中點擊右上方的“幫助”下載用戶使用手冊
2.開發公司推薦使用的瀏覽器是IE8。
信息門戶和新辦公系統正式啟用后，仍會根據廣大教職工的建議和意見不斷調整和完善，歡迎大家提出寶貴意見；在使用過程中，如有不明事項，請及時與信息處、學校辦公室溝通。
信息門戶聯系人：薛黎明 聯系電話：9254
新辦公系統聯系人：彭放 聯系電話：8575
信息處
學校辦公室
2013年6月28日
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